Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren vielerlei Aspekte unseres Lebens grundlegend verändert, einschließlich der Art und Weise, wie Wohnungseigentumsgemeinschaften (WEG) miteinander kommunizieren und Entscheidungen treffen. Eine der bahnbrechenden Entwicklungen ist die neue Regelung, die die Online-Eigentümerversammlung erlaubt. Diese Entwicklung kann insbesondere für WEGs, deren Mitglieder an unterschiedlichen Orten leben, von großem Nutzen sein.
Inhaltsübersicht
Rechtsgrundlage
Die rechtliche Grundlage für Online-Versammlungen in WEGs in Deutschland wurde durch die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 gelegt. Vor dieser Reform war es notwendig, dass Eigentümerversammlungen als Präsenzveranstaltungen durchgeführt wurden. Das geänderte WEG erlaubt nun ausdrücklich die Durchführung von Online-Versammlungen. Zuvor müssen müssen die Wohnungseigentümer einen Beschluss fassen, der die Durchführung von Eigentümerversammlungen im Wege elektronischer Kommunikation erlaubt.
Beschluss ist Voraussetzung
In der Praxis bedeutet dies, dass in einer regulären Eigentümerversammlung, die üblicherweise als Präsenzveranstaltung abgehalten wird, ein Tagesordnungspunkt sein sollte, über den die Eigentümer abstimmen, ob zukünftige Versammlungen auch online stattfinden dürfen. Dieser Beschluss legt dann die Grundlage dafür, dass Online-Eigentümerversammlungen als legitime Form der Versammlung anerkannt sind.
Sobald die Eigentümergemeinschaft diesen Beschluss gefasst hat, können Eigentümerversammlungen online durchgeführt werden. Dabei ist es wichtig, klare Regelungen bezüglich der Durchführung, wie zum Beispiel der Plattform, der Stimmabgabe, der Protokollierung und des Datenschutzes, zu treffen.
Der Beschluss zur Zulassung von Online-Versammlungen sollte mit einer ausreichenden Mehrheit gefasst werden und alle relevanten Details zur Umsetzung enthalten. Dies ermöglicht es, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft in der Lage ist, effizient zu kommunizieren und Entscheidungen zu treffen, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Mitglieder aufhalten. Es ermöglicht auch eine größere Beteiligung der Eigentümer, insbesondere wenn einige von ihnen nicht in der Lage sind, an Präsenzveranstaltungen teilzunehmen.
Ablauf fast wie gehabt
Der Ablauf einer Online-Eigentümerversammlung ähnelt dem einer Präsenzveranstaltung, jedoch mit den technischen Möglichkeiten, die das Internet bietet. Zunächst müssen alle Eigentümer ordnungsgemäß eingeladen werden. In der Einladung sollten Details zur geplanten Online-Plattform und Anweisungen zur Teilnahme enthalten sein. Zudem ist es ratsam, die Tagesordnungspunkte klar darzulegen, damit sich die Eigentümer im Voraus informieren und eventuell ihre Fragen oder Anliegen vorbereiten können.
Die Online-Versammlung selbst kann über verschiedene Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder spezielle Software für Eigentümerversammlungen durchgeführt werden. Während der Versammlung sollten Protokolle geführt werden und es ist wichtig, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen, Anliegen vorzubringen und abzustimmen.
Abstimmung – so wird’s gemacht
Die Abstimmung ist ein zentraler Bestandteil jeder Eigentümerversammlung. Bei Online-Versammlungen können Abstimmungen entweder live durchgeführt werden, indem Teilnehmer virtuell die Hand heben oder eine Abstimmungsfunktion innerhalb der Plattform nutzen. Alternativ können auch schriftliche Abstimmungen im Nachgang der Versammlung durchgeführt werden, wenn dies in der Gemeinschaftsordnung vorgesehen ist.
Die Beschlussfassung erfolgt grundsätzlich nach den gleichen Regeln wie bei Präsenzversammlungen. Es muss darauf geachtet werden, dass die erforderliche Mehrheit erreicht wird und die Beschlüsse ordnungsgemäß protokolliert werden.
Nach Abschluss der Online-Versammlung ist es opportun, dass ein Protokoll erstellt und an alle Eigentümer versandt wird. In diesem Protokoll sind die gefassten Beschlüsse und wichtige Diskussionspunkte festgehalten. Eigentümer, die mit einem Beschluss nicht einverstanden sind, haben gemäß § 46 WEG einen Monat Zeit, um eine Anfechtungsklage zu erheben.
Datenschutz im Blick haben
Zu beachten ist, dass bei der Durchführung von Online-Eigentümerversammlungen Datenschutz und Datensicherheit eine wesentliche Rolle spielen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass personenbezogene Daten und sensible Informationen der Eigentümer geschützt sind und die Plattform den datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), entspricht.
Des Weiteren sollten Wohnungseigentumsgemeinschaften technische Unterstützung für weniger technikaffine Mitglieder bereitstellen, um eine gleichberechtigte Teilnahme aller Eigentümer zu gewährleisten. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, vor der eigentlichen Versammlung einen Technik-Check oder eine Probesitzung anzubieten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Möglichkeit, online Eigentümerversammlungen durchführen zu können, eine flexible und effiziente Alternative zu Präsenzversammlungen darstellt. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet das reformierte Wohnungseigentumsgesetz. Der Ablauf ist dem einer traditionellen Versammlung ähnlich, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und den Einsatz geeigneter Technologien. Beschlüsse werden in ähnlicher Weise wie in Präsenzversammlungen gefasst und müssen den Mitgliedern in schriftlicher Form mitgeteilt werden. Dabei sind die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen und die Gewährleistung eines gleichberechtigten Zugangs für alle Mitglieder zentrale Anliegen.
• Online-Eigentümerversammlungen sind in § 23 WEG geregelt – hier nochmal zum Nachlesen
• Auch andernorts hat man Informationen zu diesem Thema zusammengetragen, zum Beispiel bei Wikipedia
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FAQ / häufig gestellte Fragen
Kann eine Eigentümerversammlung ohne Verwalter stattfinden?
Ja, eine Eigentümerversammlung kann ohne Verwalter stattfinden, aber es ist wichtig, die gesetzlichen Bestimmungen und die Gemeinschaftsordnung dabei zu beachten.
Kann eine Eigentümerversammlung online stattfinden?
Ja, eine Eigentümerversammlung kann online stattfinden, sofern die Teilnehmer zustimmen und die technischen Voraussetzungen sowie rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllt sind.
Wo darf man eine Eigentümerversammlung stattfinden?
Eine Eigentümerversammlung darf grundsätzlich an einem zugänglichen Ort stattfinden, oft im näheren Umfeld der Immobilie oder in angemieteten Räumlichkeiten.
Was ist eine hybride Eigentümerversammlung?
Eine hybride Eigentümerversammlung kombiniert persönliche Teilnahme und digitale Präsenz, sodass Eigentümer physisch oder über Online-Tools wie Video-Konferenzen am Treffen teilnehmen können.
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