Was tut er eigentlich, der WEG-Verwalter?

Läuft alles glatt, kann es passieren, dass manche Wohnungseigentümer mit ihrer Hausverwaltung nur einmal im Jahr Kontakt haben – nämlich auf der Eigentümerversammlung. Und das natürlich auch nur dann, wenn sie oder er auch teilnimmt.

Dabei ist es in der Praxis so, dass WEG-Verwalter den größten Teil ihrer Aufgaben im Hintergrund erledigen, so, dass es die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft gar nicht bemerken. Es kann darum wirklich sein, dass eine WEG-Verwaltung qualitativ besonders hochwertige Arbeit leistet, obwohl (oder gerade weil) niemand – vielleicht mit Ausnahme der Verwaltungsbeiräte – etwas davon mitbekommt.

Im Wohnungseigentumsgesetz sind die Aufgaben und Rechte des Verwalters in § 27 geregelt. Allerdings sind die Vorgaben teilweise recht allgemein gehalten. Darum sei an dieser Stelle einmal eine Auflistung (Quelle: Verband der Immobilienverwalter Deutschland ) dessen abgebildet, was die WEG-Verwaltung für Ihre Kunden, die Wohnungseigentümer, so alles tut. Daraus lässt sich leicht erkennen, dass WEG-Verwalter und ihre Mitarbeiter*innen zweckmäßigerweise sehr engagiert und belastbar und nicht älter als 30 Jahre sein müssen und über mindestens 20 Jahre Berufserfahrung verfügen sollten. Ferner ist ein umfassendes Wissen erforderlich, idealerweise erworben durch Ausbildungen bzw. Studienabschlüsse als Architekt, Rechtsanwalt, Schreiner, Maurer, Maler, Elektriker, Sozialpädagoge, Dachdecker, Betriebswirt, Glaser, Kaufmann, Psychologe, Gärtner, Soziologe und Buchhalter, um nur ein paar der wichtigsten zu nennen 😉

Aufgaben der WEG-Verwaltung

Kaufmännische Aufgaben

• Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen 
• Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
• Buchführung und Prüfung aller Geldein- und Ausgänge
• Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
• Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
• Hausgeldabrechung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
• Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
• Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
• Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
• Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
• Mitwirken bei Wohnungsverkäufen

Technische Aufgaben

• Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
• Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
• Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
• Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
• Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
• Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
• Versicherungsabrechnung durchführen
• Einweisung Handwerker und Hausmeister
• Schlüsselbestellung
• Beauftragen von Sachverständigen
• Entwicklung von Nutzungskonzepten

Rechtliche Aufgaben

• Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
• Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
• Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
• Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
• Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
• Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
• Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
• Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
• Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
• Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Organisatorische Aufgaben

• Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
• Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
• Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
• Führung von Beschlusssammlungen
• Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
• Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
• Beschwerdemanagement
• Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
• Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen